Das ABC der XRechnung

14 .02 .2019

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So langsam wird es Ernst mit der Umsetzung der EU-Richtlinie 2014/55/EU. Die obersten Bundesbehörden in Deutschland nehmen bereits seit November 2018 elektronische Rechnungen im Format XRechnung an. Stadt und Land Bremen sind auch ganz vorne mit dabei und sind ebenfalls schon heute in der Lage, XRechnungen anzunehmen und zu verarbeiten.

Der Alltag in der Rechnungsbearbeitung sieht bei vielen Kommunen, Behörden und anderen öffentlichen Auftraggebern hingegen noch ganz anders aus, als bei diesen digitalen Leuchtturmprojekten. „Eingangsstempel“ und „Hauspost“ lassen grüßen – papierhafte Prozesse und eine komplett manuelle Verarbeitung von Rechnungen sind oftmals noch üblich.

Um den Einstieg in das Thema XRechnung zu erleichtern, sind nachfolgend die wichtigsten Stichpunkte zum Thema kurz zusammengefasst: 

E wie E-Rechnung

Im alltäglichen Sprachgebrauch ist der Begriff E-Rechnung eher weit gefasst. Damit sind häufig alle elektronischen Formate gemeint, sowohl unstrukturierter Art wie E-Mails, PDFs oder eingescannte Papierrechnungen als auch maschinenlesbare Formate wie ZUGFeRD, XRechnung oder EDI. Die EU-Richtlinie 2014/55/EU versteht als E-Rechnung allerdings nur maschinenlesbare Formate. Außerdem gibt sie Anforderungen hinsichtlich Syntax und semantischem Modell vor. 

F wie Fristen

  • November 2018: Die obersten Bundesbehörden nehmen elektronische Rechnungen an.
  • November 2019: Alle weiteren öffentlichen Auftraggeber auf Bundesebene nehmen elektronische Rechnungen an.
  • April 2020: Alle öffentlichen Auftraggeber, auf Bundes-, Länder- und Kommunalebene nehmen elektronische Rechnungen an (ggf. auch früher, abhängig von den jeweiligen Landesgesetzen).
  • November 2020: Öffentliche Auftraggeber des Bundes nehmen (fast) nur noch elektronische Rechnungen an. 

G wie GoBD

Die GoBD (Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff) gelten auch für elektronische Rechnungen wie die XRechnung. In diesem Kontext ist insbesondere zu beachten, dass elektronische Rechnungen auch elektronisch zu archivieren sind. Ausdrucken und in Papierform archivieren ist nicht zulässig. Außerdem darf bei der Archivierung die Auswertbarkeit nicht eingeschränkt werden. Es reicht also nicht aus, nur die Visualisierung der XRechnung zu archivieren, Sie sollten auch die XML-Datei an sich speichern. 

P wie PEPPOL

PEPPOL steht für Pan-European Public Procurement OnLine und bündelt verschiedene Initiativen, um elektronische öffentliche Vergabeverfahren in der EU zu unterstützen. Im Zusammenhang mit der XRechnung ist meist die PEPPOL Transport Infrastructure gemeint. Wenn öffentliche Auftraggeber ein Portal für die Annahme von XRechnungen nutzen wollen, muss dieses Portal zukünftig die PEPPOL Transport Infrastructure nutzen. 

X wie XRechnung

Die XRechnung ist die deutsche Antwort auf die Anforderungen der EU-Richtlinie 2014/55/EU und soll die Umsetzung dieser vereinfachen. Sie wurde von der KoSIT (Koordinierungsstelle für IT-Standards) im Auftrag des IT-Planungsrates von Bund und Ländern entwickelt. Eine XRechnung ist eine Datei im XML-Format. 

Z wie ZUGFeRD

ZUGFeRD ist ebenfalls ein elektronisches Rechnungsformat. Dieses besteht aus einer PDF-Datei mit einer XML-Datei. Da in der ZUGFeRD-Version 1 nicht alle Informationen in der XML-Datei enthalten sind, erfüllt diese nicht die Anforderungen der EU-Richtlinie. Es ist daher eine Version 2 geplant, die den Anforderungen entsprechen soll.  

Wir hoffen, wir konnten Ihnen damit einen ersten Einblick in das Thema XRechnung geben. Wenn Sie mehr erfahren möchten und Sie sich auch für die Umsetzung in der Praxis bei der Stadt Hagen interessieren, empfehlen wir Ihnen die Aufzeichnung unseres Webinars:

 

 

Dina Haack

Von Dina Haack

Produktmarketing Managerin bei der WMD Group - Dina Haack ist seit rund 10 Jahren in der B2B-Softwarebranche zu Hause. Bei WMD in Ahrensburg verantwortet sie das Produktmarketing. Themenschwerpunkte: SAP-integrierte Rechnungsverarbeitung, elektronische Rechnungen und XRechnung