Der Komfort eines digitalen Archivs

30 .08 .2019

Komfort eines digitalen Archivs

Sie erinnern sich vielleicht auch noch an Zeiten, in denen wichtige Unternehmensinformationen in großen grauen Ordnern im Aktenschrank aufbewahrt wurden, der unter Umständen nicht einmal abschließbar war.

Selbstverständlich sind vertrauliche Informationen heute bei Ihnen unter Verschluss. Und die Aktenordner wurden teilweise oder komplett durch eine digitale Ordnerstruktur auf Ihrem PC ersetzt. Doch Archive für Papierbelege wie im Bild oben zu sehen, gibt es immer noch. Die Digitalisierung ist im vollen Gange und stellt hohe Anforderungen an Unternehmen und Mitarbeiter*innen, insbesondere aufgrund gesetzlicher Datenschutzvorschriften und Aufbewahrungspflichten für Ihre Dokumente.

Ein zentrales Archiv für vielfältige Dokumente ist aus heutiger Sicht unabdingbar. Doch was macht ein gutes Archiv aus? 

Sicherheit bei der Archivierung

Alle empfangenen oder gesendeten (und oft gedruckten) Dokumente haben einen bestimmten Wert. Ganz egal, ob es sich um Dokumente in Papierarchiven, Dateien auf Ihrem Computer oder auf anderen Datenträgern wie z.B. einem USB-Stick handelt, in vielen Fällen müssen Ihre Daten vor unbefugtem Zugriff geschützt werden. Sie müssen sicher aufbewahrt werden und nichts darf verloren gehen.

Die DSGVO ist im Mai 2018 in Kraft getreten und stellt außerdem bestimmte rechtliche Anforderungen an die Archivierung von Dokumenten mit personenbezogenen Daten:

Auskunftsrecht der betroffenen Person (Art. 15 DSGVO): Sie sind verpflichtet auf Nachfrage offenlegen zu können, welche Daten Sie über die betroffene Person verarbeiten oder speichern und zu welchem Zweck. Dazu müssen Sie natürlich in der Lage sein, personenbezogene Daten schnell, einfach und vollständig zu finden.

Recht auf Berichtigung (Art. 16 DSGVO): Sie sind verpflichtet, ggf. falsche Informationen zu einer Person zu korrigieren. Es muss also möglich sein, Daten nicht nur gezielt zu finden, sondern die Daten auch zu ändern.

Recht auf Löschung (Art. 17 DSGVO): Sie sind verpflichtet, personenbezogene Daten zu löschen, sobald der Verwendungszweck entfällt (z.B. nach Ablauf einer gesetzlichen Aufbewahrungsfrist). Außerdem kann eine Person Sie auffordern, die über sie gespeicherten Daten zu löschen.

Recht auf Datenübertragbarkeit (Art. 20 DSGVO): Es muss sichergestellt sein, dass Datensätze einfach von einem System zu einem anderen übertragen werden können. Dazu ist es notwendig, dass Sie aus dem Archiv Daten exportieren können.

Wussten Sie zum Beispiel, dass in den Niederlanden Jahresabschlüsse und Prüfungsberichte eine gesetzliche Aufbewahrungsfrist von mindestens 7 Jahren* haben? Gleiches gilt für das Hauptbuch, die Debitoren- und Kreditorenbuchhaltung, die Einkaufs- und Verkaufszahlen sowie die Bestands- und Lohnsätze. Die höchsten Anforderungen gibt es für die Branchen Medizin, Chemie und Pharmazie: Für die Dokumentation von Prozessen mit radioaktiven Stoffen, beispielsweise mit Daten aus der arbeitsmedizinischen Forschung, gilt eine Aufbewahrungspflicht von nicht weniger als 40 Jahren*.

Einige Dokumente können direkt revisionssicher im Archiv abgelegt werden. Andere Dokumente werden bis zur Fertigstellung und Validierung versioniert. Auf diese Weise werden verschiedene Phasen eines Dokuments dokumentiert – ein weiterer Punkt, der im Rahmen der Unternehmens-Compliance einzuhalten ist.

Zeitersparnis & Transparenz

Natürlich müssen wir im 21. Jahrhundert keinen physischen Tresor für ein sicheres Dokumentenmanagement kaufen. Ein gutes digitales Archiv ist heute für alle Unternehmen, ob groß oder klein, einfach und flexibel in die jeweilige IT-Struktur zu integrieren.

Ein digitales Archiv bietet zudem viele Funktionen, die die Suche nach Dokumenten erheblich vereinfacht und beschleunigt. Es können zum Beispiel logische Verknüpfungen zwischen verschiedenen Dokumentenklassen, wie z.B. von Rechnungen mit den zugehörigen Bestellungen oder von Arbeitsverträgen mit den jeweiligen Personalakten erstellt werden. Das sorgt für Zeitersparnis bei der Suche und gibt Transparenz über den gesamten Geschäftsprozess.

Flexibilität bei digitalen Formaten

Ein zeitgemäßes, digitales Archiv ist in der Lage unterschiedlichste Dateiformate zu rendern, d.h. eine Vielzahl von Dokumenten in Echtzeit anzuzeigen, ohne die Originalanwendungen hierfür aufrufen zu müssen.

Das spart Zeit, innerbetriebliche Organisationsarbeit und generiert damit Nutzen für Unternehmen. Zeitaufwändige "Indexierung" und "Spezifikation von Keywords" sind veraltet. Ein modernes Archiv sendet alle Informationen (Felder, Anhänge, Volltext, etc.) an die Suchdatenbank und erspart zeitaufwändige Fleißarbeit Ihrer Mitarbeiter*innen. Wenn die Metadaten – also die einem Dokument zugeordneten Volltext- und Feldwerte – dann noch in Ordnung sind, dann ist der Komfort Ihres Archivs perfekt!

Wie auch immer man es betrachtet, ein digitales Archiv ist ein untrennbarer Bestandteil einer schnellen, sicheren und zuverlässigen Dokumentenverwaltung. Wenn Sie mehr darüber erfahren möchten, auf welche Kriterien Sie bei Archivsoftware Wert legen sollten, empfehle ich Ihnen unser Whitepaper „Archivauswahl- und migration: Praktische Tipps für Ihren Entscheidungsprozess“ zum
Download.

 

*Aufbewahrungsfristen in den Niederlanden (hier gibt es landesspezifische Abweichungen)

Themen:  DSGVO | Archivierung

Serge Gouders

Von Serge Gouders

Serge Gouders ist bei der WMD Benelux zuständig für den Vertrieb und das Partnermanagement der xSuite for SAP. Seine Vertriebsstrategie kennzeichnet sich durch eine langjährige und enge Beziehung zu seinen Kunden, wobei er auf seine Vision von „Trusted Advisorship“ setzt. Er bringt Erfahrungen mit in den Bereichen Wissens-, Partner- und Sales Management.