Rechnungsprüfung: SAP-integriert oder System-vorgelagert?

29 .03 .2019

Rechnungsprüfung

Bei der Einführung einer automatisierten Rechnungsprüfung gilt es für Unternehmen im Vorwege eine wichtige Entscheidung zu treffen: Wird ein integriertes Workflowsystem benötigt oder würde dies das Unternehmen bzw. die Anwender zu sehr einschränken?

Mehr Freiheit mit einem vorgelagerten Rechnungsprüfungsworkflow?

Auf den ersten Eindruck bietet ein ERP-unabhängiges System mehr Möglichkeiten. Man kann eigene Masken und Formulare erstellen, Workflows definieren und/oder Berechtigungen pflegen – und das, ohne sich im Look and Feel an ein bestimmtes ERP-System anzulehnen. Besonders bei sehr heterogenen ERP-Landschaften, die z.B. neben einem SAP-System noch weitere ERP-Systeme aufweisen, kann ein den Systemen vorgelagerter Workflow Vorteile bringen. Diese heterogenen Landschaften mit verschiedenen Systemen findet man oftmals bei Unternehmen, die durch Akquise weiterer Firmen schnell in ihrer Infrastruktur gewachsen sind oder deren Niederlassungen eigenständig Entscheidungen treffen können. Natürlich sind viele Unternehmen grundsätzlich bemüht, die Anzahl der ERP-System allein aus betriebswirtschaftlichen Gründen gering zu halten.

Bei heterogenen ERP-Landschaften wirkt sich unter Umständen nachteilig aus, dass man für jedes ERP-System jeweils eigene Schnittstellen anbinden oder selbst entwickeln muss. In Einzelfällen kann es auch sein, dass das jeweilige System technisch keine Anbindung zulässt. Ungünstig ist auch, dass sämtliche Business-Logik im vorgelagerten Workflow nachgebildet werden muss. Hinzu kommt die erneute Vergabe von Berechtigungen, im schlimmsten Fall die doppelte Anlage von Nutzern. Außerdem müssen sämtliche Stammdaten wie Lieferantenstamm, Sachkontenpläne, Kostenstellen, etc. extern verfügbar gemacht werden. Letztendlich sollte man bei der Auswahl eines vorgelagerten Systems abwägen, ob der betriebswirtschaftliche Nutzen die operativen Kosten auch langfristig überwiegen kann. Je mehr Systeme angebunden werden müssen, umso aufwendiger gestaltet sich in der Praxis der Betrieb der Lösung.

Wo liegt der Unterschied zu einem SAP-integrierten Workflow?

Ein SAP-Add-on ist meistens dann vorteilhaft, wenn als führendes System SAP ERP im Fokus steht bzw. wenn gar keine anderen ERP-Systeme daneben eingesetzt werden. Viele Unternehmen mit SAP im Einsatz nutzen SAP-integrierte Workflowsysteme auch, da diese durchgängig auf die SAP-Infrastruktur aufsetzen. Weitere Ressourcen, wie ein zusätzlicher Server, sind dann meistens nicht mehr erforderlich. Nachdem die Rechnung in SAP angelegt wurde, wird die Infrastruktur des SAP-Systems genutzt.

Auch der geneigte SAP User findet sich in SAP-integrierten Lösungen gut zurecht. Das Look and Feel der Applikation gleicht häufig SAP-nativen Anwendungen oder Transaktionen. Oftmals können externe User über angepasste Weboberflächen ebenfalls schnell und einfach in die Rechnungsprüfung involviert werden. Themen wie Berechtigungen, Userpflege oder Business-Logiken sind im Vergleich deutlich weniger aufwändig. Weiterhin kann man die technische Umsetzung durch die SAP SE im Rahmen von Zertifizierungen überprüfen lassen.

Natürlich bietet die SAP-Integration nicht nur Vorteile. Bei einem ERP-unabhängigen Workflowsystem ist man freier in der Ausgestaltung. Die Oberflächen können individuell gestalten und so für den Nutzer vereinfacht werden. Außerdem kann eine eigene Business-Logik (z.B. was sind Pflichtfelder?) aufgebaut werden. Der Nutzer benötigt in der Regel keinen Nutzer für das SAP-System. Insgesamt unterliegt man weniger den Einschränkungen des ERP-Systems.

Beide Systeme bieten ihre Vorzüge. Für welches entscheidet man sich?

Grundsätzlich halten wir fest: Beide Systeme werden ihren Zweck erfüllen. Sicherlich wird man mit beiden Rechnungen prüfen und freigeben und über ein Rechnungseingangsbuch jederzeit suchen können.

Es kommt auf die Details an: Gerade bei den bestellbezogenen Rechnungen gibt es in SAP eine Vielzahl an Bestellarten. So gibt es neben kontierten Materialbestellungen auch unkontierte Bestellungen. Während die kontierten Bestellungen bereits alle Informationen enthalten, müssen bei den unkontierten während des Rechnungseingangs diese mit Kontierungen versehen werden. In SAP gibt es Bestellungen, die keinen Wareneingang erwarten, während andere einen Wareneingang voraussetzen und in einer verschärften Form einen Wareneingang immer vor einem Rechnungseingang erfordern. Unterschiedliche Kontierungsarten wie nach Kostenstelle, Innenauftrag und Projektstrukturplan (PSP-Element) sollten zusätzlich vorhanden sein. Man muss sich darüber im Klaren sein, dass diese und weitere Abhängigkeiten auch in vorgelagerten Prozessen eine Rolle spielen können und daher zu berücksichtigen sind.

Besonders bei generischen Workflowlösungen ist darauf zu achten, dass der Anbieter neben all den SAP-spezifischen Besonderheiten ebenfalls über eine weitreichende Projekterfahrung in Verbindung mit SAP verfügt und diese in Form namhafter Referenzen auch nachweisen kann. Eine SAP-Zertifizierung der gesamten Lösungsstrecke ist nahezu unverzichtbar bei einem geschäftskritischen Prozess, wie dem der Rechnungsprüfung. Häufig existiert die irrtümliche Annahme, dass mit einem externen Workflow SAP-Lizenzen gespart werden. Dies wurde häufig diskutiert und ist in den meisten Fällen allerdings nicht korrekt.

In der Entscheidungsfindung heißt es, den Prozess ganzheitlich zu betrachten und auch Kostenfaktoren zu berücksichtigen. Letztlich muss sich die Lösung betriebswirtschaftlich rechnen, gleichzeitig sollen die funktionalen Vorteile überwiegen.

Wenn Sie wissen möchten, worauf Sie außerdem noch bei der Auswahl einer Workflowlösung zur Rechnungsverarbeitung in SAP achten sollten, empfehle ich Ihnen unser Whitepaper zu diesem Thema. Zum Download gelangen Sie hier.

Themen:  Rechnungsverarbeitung | SAP

Christian Breiholz

Von Christian Breiholz

Christian Breiholz verantwortet bei der WMD Group den Bereich Marketing und Produktmanagement. Seit über 13 Jahren ist er mit dem Bereich der SAP-integrierten Prozesslösungen vertraut. Themenschwerpunkte sind: Purchase-to-Pay-Prozesse innerhalb und außerhalb von SAP.