RPA oder klassische Automatisierung: Was nehme ich für Finanzprozesse?

06.02.2019

Themen: RPA | Rechnungsverarbeitung | Digitalisierung

"Und, macht ihr jetzt eigentlich auch RPA?“ – diese Frage stellte kürzlich ein Mitarbeiter eines Partnerunternehmens an uns.

Durchaus eine berechtigte Frage: RPA oder Robotic Process Automation wird regelmäßig als einer der wichtigsten Treiber der digitalen Transformation genannt. Neben Technologien wie Blockchain und Machine Learning gehört RPA zu den aktuellen Hype-Themen. Bezüglich des Anwendungsgebiets und Nutzen, haben RPA-Lösungen und die klassischen Workflow- und Automatisierungsanwendungen große Überschneidungen. Was liegt also näher als zu sagen „Na klar, wir machen jetzt auch RPA!“?

Die Unterschiede zwischen RPA- und klassischen Automatisierungslösungen treten erst bei genauerer Betrachtung zu Tage. Häufig adressieren sie die gleichen Herausforderungen – jedoch aus unterschiedlichen Perspektiven. Verdeutlichen lässt sich dies am besten anhand eines Beispiels.

Die Ausgangssituation

In einem Unternehmen gehen 60.000 Rechnungen im Jahr ein. Das Unternehmen hat bereits eine Digitalisierungslösung im Einsatz. Die Papierrechnungen werden gescannt, die Daten extrahiert und nach der Validierung automatisch ins ERP-System übertragen.

Die weiteren Bearbeitungsschritte der Rechnung, wie Prüfung, Freigabe und Vervollständigung sind nicht automatisiert. Diese Aufgaben werden als manuelle Arbeitsschritte von den zuständigen Mitarbeitern aus der Buchhaltung beziehungsweise der jeweiligen Fachabteilung ausgeführt.

Insbesondere bei Rechnungen mit Bestellbezug (in diesem Beispiel etwa ein Drittel der eingehenden Rechnungen) ergibt sich ein deutliches Optimierungspotenzial. Zurzeit gleicht eine Person in der Buchhaltung manuell die Werte Preis und Menge zwischen Rechnung und Bestellung ab und prüft, ob ein Wareneingang bereits im ERP-System gebucht wurde.

In den meisten Fällen gibt es keine Abweichungen und die Rechnung kann nach dieser Prüfung freigegeben werden. Diese sehr standardisierten, häufig wiederkehrenden Arbeitsschritte, die aktuell noch manuell erfolgen, sollen jetzt automatisiert werden.

Dieses Szenario ist ein nahezu perfekter Anwendungsfall für Automatisierung: Die Daten sind bereits digitalisiert und standardisiert. Es gibt keine komplizierten Wenn-Dann-Zusammenhänge oder Ermessensspielräume, sondern nur die zwei Möglichkeiten „Abweichung“ oder „keine Abweichung“. Außerdem ist die Fallzahl hinreichend groß, sodass eine Automatisierung sich auch lohnt.

So macht’s Robotic Process Automation:

RPA-Lösungen ahmen menschliche Nutzer/innen nach. Sie arbeiten mit Software-GUIs genauso, wie es auch menschliche User tun würden. Um das zu erreichen, wird ein Video-Mitschnitt erstellt, in dem gezeigt wird, wie ein Mensch ein Softwareprogramm bedient und Arbeitsschritte ausführt. Die so aufgezeichneten Clicks und Eingaben wiederholt die RPA-Lösung dann. Das ist der Kern der Automatisierung mittels RPA.

Für das oben beschriebene Szenario der Rechnungseingangsprüfung heißt das, der Software-Roboter kopiert die Bestellnummer von der Rechnung aus der einen ERP-Maske, öffnet eine andere ERP-Maske und gibt dort die Bestellnummer wieder ein. Dann hat der Software-Roboter zwei ERP-Masken geöffnet, einmal die mit den Rechnungsinhalten, einmal die mit den Bestellungsinhalten. Aus diesen beiden Masken vergleicht der Software-Roboter die definierten Felder und klickt auf den Freigabe-Button, wenn es keine Abweichungen gibt. Bei Abweichungen muss in der Regel ein menschlicher Nutzer eingreifen.

So macht’s klassische Automatisierung:

Klassische Automatisierungslösungen, wie Workflow-Software, setzen beim System an. Die Automatisierungslösung wird in das vorhandene Softwaresystem integriert oder spricht dieses über APIs an. Es wird nicht der Umweg über die Software-GUI gegangen. Die Arbeitsschritte erfolgen automatisch im Hintergrund.

Für das oben beschriebene Szenario der Rechnungseingangsprüfung heißt das, die Inhalte aus Rechnung und Bestellung werden automatisch vom System abgeglichen. Dies erfolgt im Hintergrund, der Benutzer bemerkt von diesem Prozess nichts und wird nur im Falle einer Abweichung angesprochen. Die Freigabe kann dann manuell oder automatisch erfolgen (sogenannte „Dunkelbuchung").

Fazit: RPA oder klassische Automatisierung?

Robotic Process Automation und klassische Automatisierungs- und Workflowlösungen sind nicht das Selbe. Sie können zwar für ähnliche Szenarien genutzt werden – die technische Herangehensweise ist allerdings von Grund auf verschieden.

Für sehr einfache Prozesse, die nur „Ja“/„Nein“-Optionen enthalten und Entscheidungen, die keinerlei Ermessen erfordern, kann Robotic Process Automation eine gleichwertige Alternative zur klassischen Automatisierung sein. Ein Bespiel dafür ist der automatisierte Abgleich von Werten in verschiedenen ERP-Masken, z.B. Rechnung und Bestellung.

RPA heißt aber immer den Umweg über die GUI gehen. Dadurch ist RPA langsamer und tendenziell auch fehleranfälliger als Automatisierungslösungen, die direkt in das System integriert sind oder über APIs arbeiten.

Die Frage unseres Partners konnten wir daher wie folgt beantworten: „Ja, wir machen Process Automation bereits seit 25 Jahren – jedoch ohne roboter-gestützte Umwege!“

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