„Wir müssen digitaler werden – lasst uns ein Workflow-System beschaffen!“

16 .10 .2019

Digitalisierung

Als Vertreter eines Softwareherstellers, der Prozessabläufe in Unternehmen mit geeigneten Lösungen verbessert, komme ich viel in unterschiedlichen Unternehmen herum. Die Nachfrage nach Digitalisierung und Prozessautomatisierung ist groß, aber genauso groß ist auch die Unsicherheit darüber, was eigentlich benötigt wird.

Buzzwords wie KI, AI, IoT, CX, digitale Transformation, Industrie 4.0 (oder schon 5.0?), Digitalisierung oder Disruption, welche die Unternehmenslenker immer stärker beeinflussen und zum Handeln zwingen sollen, sorgen zudem für noch mehr Verwirrung. Sorgenfalten machen sich bei den Managern breit, nicht rechtzeitig umzusteuern, neue Geschäftsmodelle zu verschlafen und den Anschluss zu verlieren.

Ich war vor ein paar Monaten bei dem CEO eines mittelständigen Herstellers von Backwaren. Beim Sinnieren über die Zukunftsperspektiven und die Herausforderungen seiner Branche, erzählte er mir vom Besuch einer regionalen IHK-Veranstaltung mit dem Titel „Digitalisierung – KONKRET“. Im Dialog unter Gleichgesinnten stellte er fest, dass nun akuter Handlungsbedarf zur Modernisierung seiner IT-Landschaft und Prozesse besteht. Schnell wurde die Führungsmannschaft zusammengerufen und jede Abteilung musste einen Digitalisierungsbeauftragten benennen. Natürlich bekam das „Projekt“ auch einen Projektleiter. Ideen wurden gesammelt und eine Entscheidung gefällt: „Wir schaffen uns ein Workflow-System an!“.

Digitalisierung: Ohne eine offene Unternehmenskultur geht es nicht

Die richtige Technologie ist nur die Basis. Viel wichtiger ist der richtige Umgang mit dieser. Für viele Mitarbeitende ist Wissen immer noch Macht. Wer jedoch nicht bereit ist, sein Wissen zu teilen und offen für Veränderung zu sein, wird in der vernetzten und digitalen Welt den Anschluss verlieren. Damit Digitalisierung auch gelebt werden kann, müssen Unternehmen eine Kultur der Offenheit schaffen und Freiräume für Kreativität zur Verfügung stellen. Nach einer Studie* der Strategieberatung Cap Gemini glauben zwar 75% der befragten Top-Manager, dass Sie eine Innovationskultur im Unternehmen betreiben, das sehen allerdings nur 37% der befragten Mitarbeitenden ebenso.

Entscheidend ist die Rolle der Führungskräfte. Flache Hierarchien, offene Türen und wertschätzende Gespräche auf Augenhöhe müssen einsame Top-Down-Entscheidungen ablösen. Die Führungskraft wird dabei immer stärker zum Coach und zum Mentor einer modernen und digitalen Arbeitskultur. Nur mit dem Austausch unter den Kollegen*innen entstehen so neue Ideen, die zur Optimierung in den Abläufen, zu einer besseren Kommunikation und am Ende zu einem besseren Unternehmensergebnis beitragen.

Fokus auf Digitalisierung der Prozesse

Das Beispiel des Produzenten für Backwaren zeigt, wie Digitalisierung oft zu kurz gedacht wird. Digitalisierung ist kein Projekt, das top-down umgesetzt werden kann. Digitalisierung muss von der Unternehmenskultur getragen werden.

Auch dann ist es mit der Beschaffung einer umfangreichen Softwarelösung aber noch nicht getan. Die Komplexität mancher Lösungen hält die Unternehmen eher vom Einsatz ab, als dass es einen Nutzen zurückliefert. Bei der Einführung einer Lösung müssen die Prozesse und deren Verbesserung im Fokus stehen. Eine Analyse der Prozesse, die Erstellung eines Prozesshauses mit den Kernprozessen zum Beispiel nach der Six-Sigma-Methode, kann schon einmal bei der Orientierung der wesentlichen Digitalisierungsaufgaben helfen.

Aber womit starten wir denn jetzt?

Bei der Beschäftigung mit den Arbeitsprozessen wird schnell klar, wo über Jahre hinweg eventuell „verkompliziert“ wurde und welche Aufgaben aufgrund der neuen Möglichkeiten einfach und schnell zu automatisieren sind: Es sind die sich stets wiederholenden, identischen und monotonen Aufgaben in der kaufmännischen Verwaltung. Von der Freigabe einfachster Beschaffungsaufgaben, über die Beantwortung immer gleicher Anfragen von Geschäftspartnern bis hin zur Verbuchung der täglich eingehenden Rechnungen. Durch geeignete Softwarelösungen lassen sich diese Aufgaben zu einem hohen Grad automatisieren. Das sorgt für deutlich mehr Freiraum für die wesentlichen Herausforderungen in den Unternehmen.

Natürlich hören sich diese Punkte erst einmal nach den Basics der Digitalisierung an, obwohl (angeblich) die eigene Disruption, die „Digitale Transformation“ ja schon wartet. Digitalisierung braucht aber Fundamente von Kultur, Organisation und guten Prozessen, damit alle Menschen im Unternehmen die nächsten großen Schritte mitgehen können.

*Weitere Informationen zur Studie unter https://t3n.de/news/digitale-transformation-unternehmenskultur-829290/

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Richard Luckow

Von Richard Luckow

Richard Luckow ist seit über 20 Jahren in verantwortlichen Rollen im Markt für Enterprise Content Management tätig. Sein Schwerpunkt ist die Entwicklung neuer Absatzmärkte und der Aufbau von Vertriebsorganisationen. Bei der WMD Group ist er verantwortlich für das Key Account Management und den Aufbau eines neuen WMD-Standortes Frankfurt.